人力资源新趋势与E化（二）

2015-09-29 12:16:48

【世界经理人编者按】 主题分成两部份：e-hr与e-recruiting。

introduction of e-hr 　　在介绍e化之外，以台积电的人力资源组织为例，台积电的人力资源分为三个部分，第一部份为作策略性的规划，例如组织发展，也就是规划公司整年度大原则的学习方向，另外还包含是规划特殊的计划。另外企业内设立hrs（human resources information system），这套制度主要是对于员工从事考核或是其它评估的系统。另外第二部份设立account service，由于台积电在新竹科学园区总共有十二个厂房，在每个厂房中必须派驻人力资源人员管理。hr除了建立客户关系，将客户的反应及时回报给公司外，另外将客户的需求随时回报公司以做为研发依据。除此之外，并将员工的工作状况回报公司。最后所设立的部份为ssc，share service center，意指企业中所有的招募甚至教育训练的动作由ssc执行。所以人力资源除了转换成策略性的领导者外，其实有许多行政上的事务必须是要处理，这是无法省略。所以必须藉由e化或是it甚至其它的方式，能够加速服务；其实目前有许多公司已经移往大陆，所以在新竹科学园区就成立在大陆设厂的公司经验交流会。以罗拉来说，当初人力资源被派驻至大陆时，所扮演的角色为经验传承，在薪资方面的待遇也非常的高。但是在大陆的公司原则上是采用当地人为主，因为经验不足下是无法担任高层主管。然而近年来由于大陆的优秀人才正急速发展，相对的大陆的公司对于台湾，甚至香港以及新加坡的人才需求度渐渐降低，相对薪资的给付减少。所以再台湾的人力资源主管如何面对这一波的考验，就必须成为非常专业的人力资源主管。目前台湾有许多资历深的人力资源主管至大陆发展成为顾问，并成立企管顾问公司，换句话说，不管在招募、教育训练甚至其它必须非常的专业。将来的人力资源也许不会在公司设立，会变成服务销售的专业人员，相对的必须非常专业；回归到e-hr来谈，e-hr的使用者是谁？e-hr的客户是谁？ e-hr所有的设计希望能够方便客户使用。 　　一、hr的客户 　　第一位是经理，经理在公司如何用管理工具来管理？如有问题时，是否需要咨询人力资源部门？这些问题可以透过网络查询。第二位是员工，员工如需要一些个人基本数据，甚至一些公司福利问题，如休假、福利津贴等信息，这些信息同样可以透过公司的网络查询了解。最后是新员工，当新员工加入公司时，，可以透过网络了解企业文化，资源的查询，甚至标准程序的范例等讯息的需求可以得到相关信息。上述的对象单纯是指公司的内部客户，并不包含外部的合作厂商。 　　二、如何满足内部的客户？ 　　4c，分别是care、cost、convenient以及communication。care是客户的需求，包含问题解决及快速回递。cost是客户的成本，是指节省时间与往返。convenient是指便利性，在网络上就可以持询信息，不受时间以及空间限制。而communication 是指沟通，就是以可靠的信息以及标准的作业程序来执行。 　　三、什么是e-hr？ 　　先厘清hr的不正确观念。e-hr并非为开放的网站，也并不是单纯的上网查询。e-hr是属于企业内部的项目，并且不被取代。而且e-hr并非最好有，一方面并非晚点再做。e-hr并非是hris工作小组的责任。e-hr是透过网络的完整的解决方案，也就是将相关的问题以及解决方案放置于上以利员工参考。e-hr是持续性的努力，指必须不断的更新改版，系统不只有架构就完成，必须将内容放置于系统上才能真正的完成。另外企业是持续的努力，也就是不断将企业的新知或是相宽做法随时放置于e-hr上。e-hr是一种选择，意指若企业的主管或是决策者不在时，可依据e-hr的相关讯息作为决策依据。接下来因为企业内部全部经由e-hr来进行，相对的bussiness model模式会改变，所以需要再造。所以e-hr是所有的hr的责任，必须一定而且现在就做的责任。 　　四、net user behavior 　　以网络的使用者行为研究而言，如果使用者一开始忘记密码的同时，使用者首先会拨电话至服务中心的热线电话，并告知忘记密码。第二种处理方式为寻找是否其它的替代方案可行。若是上述的动作无，第三项会将相关的问题当作附件于服务中心的信箱上并提出问题如xxx忘记密码，请告知等相关动作。最后消费者会由网络上的相关回复来设定密码。以上为一般使用者的行为。但是消费者是否能够不经过相关的咨询而解决问题，如何设立更完整的信息并易被使用者所了解。 　　五、e-hr对customer的价值 　　e-hr对顾客的价值为何？主要强调于pull与push的观念。所谓pull就是input或是output。在internet content provider上将所有的内容规划至于内部，希望的到的目标为客户能够满意所做的目标。所以对于使用者而言，是由网络上取得相关信息，甚至相关的交易在网络上进行。所以在网络上的内容分为两部分，第一为static pages又称为静态的网页。另一为active pages为动态的网页。另外interactive pages为互动的网页。然而这些网页上放置企业相关新闻，例如公司的股价以及相关投资案。信息是指公司的相关活动如产品说明会等。另外为了传承相关信息。可以将放置于网络上，供员工参考。 　　六、e-hr的转变 　　到底e-hr的转变为何？以前hr在e化方面其实就有在改进，一开始为设计使用触摸式的键盘方式，便利员工取得相关信息。后来发展成为voice mail，这种方式就像将相关的信息传送至手机当中，让使用者一目了然。后来渐渐有许多公司成立call center，最后走向face to face。在客户的角色中是由self aid演变成help desk，而在人力资源的角色中是由服务与管理演变成咨询的服务。 　　七、e-hr的范围 　　包含了寻人、发展(development)、pmd promotion、salary review、payroll以及personal admin。以上透过 web browser，便出现hr的网页设计，网页上并放置了信息、政策以及格式。由hr的网页上又分为两个区域，一为员工自助区，一为主管自助区。员工自助区的功能，第一项为个人信息的升级功能，第二项是透过网络上的了解得知公司内部职缺的相关情形并与以在线申请，第三项是纪录个人上课或进修之相关资料以及时数，第四项为员工薪资的详细表格。以上为员工自助的范围内容。另一部分为主管使用范围，大部分的主管需使用到报表以及员工的相关数据，第一项为主管除需要发展组织规划或是升迁部门资的预估。第三项为以及第四项为帮助员工作生涯规划。 　　在台积电的网络上所做的e-hr的服务有哪些？有my her pages、site search、contact hr、suggestion box以及site map。甚至在网络上放置各种hr的最新信息或是台机电的相关新闻。另外因为台积电在国外设有厂房，所以也便利了国外的员工藉由网页了解相关资i讯；另外网页中所设计的文件中心包含了工作规则、保密数据(pip)。另外在hr tool box上，专门规划提供给hr部分相关的信息以及设立相关的数据库。另外网页上还设计还放置讨论的群组，有一般职员的讨论区以及高阶主管的讨论区。 　　在线服务第二个讨论的区域，首先是personal information，包含了个人的资料、个人在公司的职务状况，并同时纪录了员工个人的薪资状况以及福利。再者为general opportunities，将公司的职缺放置于内部供员工参考。最后为training information，所建制的数据主要交给主管甚至提供给决策者来参考。 　　以台积电的训练管理来说，对于高阶主管而言，网页上设计相关的信息提供服务。在recruiting &staffing上包含job requisition mgmt是指对于每一个职缺应有的条件为何。internet transfer只必须 　　纪录员工的轮调情形；另外在training information中除了纪录员工的训练课程以及时数外，甚至建议员工需要哪方面的课程进修；另外在management report，首先会列出各个部分的架构图，员工的照片并放置于上以方便确认。中间并纪录每个员工加班的情形，甚至离职的情形，记载的非常清楚。 　　八、e-recruiting 　　e-recruiting原本不属于人力资源方面，e-recruiting因为是对外开放，所以内容不同于e-hr。 　　e-recruiting是全世界的一个主要的趋势之一，国内外主要的大公司在网站上皆设有这方面的相关功能。 　　(一) 因特网招募的趋势 　　九九年五月管理杂志指出，报纸的比例占了80%，就业辅导占了60%，网络的比例占了40%。但是在美国的因特网招募趋势中，以美国的1000大企业的招募中，委托专业机构招募占70%，至于网络招募占了57%。接者是各种学历使用因特网比率，相关资来自于酷才杂志2000年3月的调查，可以看出学历越高使用网络的情况会越高。一方面可以反映，公司如果需要相关的人才进来服务，对于招募的方式也需要特别设计相关的网站。以台积电而言，由于企业强调需录用大学以上的学历，所以在网络的招募方面也是非常的积极。 　　(二) e-recruting的十项特性 <blockquote style=margin-right: 0px> 1. 方法，也就是不像纸本部不易分发、易毁、遗失、甚至不易储存及寻找。 2. 空间，可以打破距离的限制，招募到更好的外国员工。 3. 时间，也就是迫切、立即、不可等的。 4. 人员，需要立刻反应 5. 成长，也就是网络的普及化。 6. 价值，是指市场的占有率指数增加。 7. 效率，就是扮演媒合者，中间人。 8. 市场，也就是e-recruting的对像是一般的应征者，应设计的更为便利。 </blockquote> 　　九、e-recruiting适用的产业与对象为经常招募性的大型企业及低需求招募的小型企业。然而有web sites的公司有多少家，资料上显示至2000年止有将近79%的公司采用e-recruiting在公司的网站上招募。这79%的企业中有11%的亚洲企业是使用e-recruiting来招募人才；另外在全球的产业中以高科技产业中使用e-recruiting的普及率最高，将近86%。在未来使用e-recruiting的趋势只会有逐渐增加的趋势。 　　有一份研究针对企业在招募员工时所采用的方式有下列数项。第一项是使用杂志，比例为89%。第二项为网络招募，比例为77%，e-recruiting的比率约有72%。所以网络招募的比率已经成为主要的趋势。到底电子招募的系统如何规划？对外的网络上必须设定外部招募的浏览器，除此之外需要设定web sites以方便连接，之中的系统以及信息的取得等，需要详尽的规划并建立database。 　　新聘人员的招募过程，由网络或是报章杂志上的刊登，当陆续收到履历表时，首先筛选出适合面谈的对象，然后在经过相关的处理程序，最后决定人选；e-recruiting的工作流程就是在公司的网站上列出相关的信息并设立电子履历表，当应征者填写完时，计算机立即会依据公司所设定的标准再与以筛选。如果筛选出不合适的应征者，计算机直接发出讯息告知。如果筛选出合格的应征者，直接在计算机上进行性向测验。如果测试的结果不佳，应征者同样收到计算机的通知讯息，但如果测试的结果达到标准，则可以进入面试的阶段。台积电会设计这方面的系统，主要是因为台积电每年收到大量的履历表，因此必须要设计相关的筛选程序来减少人力资源的工作量。但是台积电现在的修改成通知面试后在进行相关的测试，以台积电而言除了需要测试应征者的英文能力外，还要测试应征者的价值观。至于这些测试的相关系统有专业的公司设计，因此企业在购置这项工具时，必须把企业所想要测试的方向予已告知让厂商修改。例如台积电是以公司的经营理念、行为特质等相关条件来规划相关的测试；至于台积电在人才招募方面，九八年时从报章杂志所录取的比例为75%，九九年为50%，至2000年时变成40%。至于以e-mail方式的从15%成长至67%。至于assessment tools，就是测试员工并依据结果安排适合的职位。 　　影响电子招募之成效因素为何，对于招募者而言，个人网络技术是否非常的好，科技之接受及适应力，以及如何获取有效来源及快捷方式之知识。对于人事部门而言，网站的呈现是否非常的有感染性的行销，以及电子招募的方式之预算是否非常的足够。以上都会影响到电子招募成效。甚至招募时可以采用其它的方式，如有许多的网络猎人头公司等策略性的合作。 　　接下来谈到电子招募之绩效衡量，指标有求职者的接受率、成功率的预测、应征者的适应率、求职者面试的比率等皆为评估考量是否可以执行。至于来电子招募的的趋势，一定是以e-reucting为主要的趋势。