<b> 【世界经理人编者按】</b>
会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。
<p style='line-height: 150%'> <strong>会议效率不高的原因及预防性管理</strong>
<p style='line-height: 150%'> 1．会议的通病——效率不高
<p style='line-height: 150%'> 小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。
<p style='line-height: 150%'> 很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：
<p style='line-height: 150%'> ·公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。
<p style='line-height: 150%'> ·许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。
<p style='line-height: 150%'> ·有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。
<p style='line-height: 150%'> 时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。
<p style='line-height: 150%'> 2．会议效率不高的原因
<p style='line-height: 150%'> 会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
<p style='line-height: 150%'> <strong>高效会议的八大特征</strong>
<p style='line-height: 150%'> 与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。
<p style='line-height: 150%'> 建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。
<p style='line-height: 150%'> <strong>会议规范</strong>
<p style='line-height: 150%'> 会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。
<p style='line-height: 150%'> 1．会议时间安排的规范
<p style='line-height: 150%'> ·上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。
<p style='line-height: 150%'> ·上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。
<p style='line-height: 150%'> ·上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。
<p style='line-height: 150%'> ·下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。
<p style='line-height: 150%'> 2．会议规范本身
<p style='line-height: 150%'> 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：
<p style='line-height: 150%'> ·所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。
·超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。
·所有与会者都要准备在会上发言。
·准时开始，准时结束。
·各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。
·所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。
·意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。
·会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。
·所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。
·必要时请第三方监控，以保证会议质量。
<p style='line-height: 150%'> 3．固定的会议流程规范
<p style='line-height: 150%'> 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。
<p style='line-height: 150%'> （1）一个中心
一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：
<p style='line-height: 150%'> · 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。
<p style='line-height: 150%'> · 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。
<p style='line-height: 150%'> · 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。
<p style='line-height: 150%'> （2）两个基本点
两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。
<p style='line-height: 150%'>
作者：《高效会议管理技巧》
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